各部门、二级学院：

为进一步规范我校档案管理工作，明确档案移交、借阅各环节操作标准，提升档案利用效率与安全管理水平，确保档案资源的完整保存、规范流转及合规使用，现就有关事项通知如下：

一、充分认识流程规范的重要性

档案是记录学校发展历程、承载核心信息的重要资产，规范档案移交与借阅流程，是保障档案真实性、完整性、安全性的关键举措，也是提升各部门、二级学院档案管理协同效率的基础。各单位需高度重视，将流程规范图学习与落实纳入本单位档案管理日常工作，确保相关经办人员熟练掌握操作要求，避免因流程不清晰导致档案移交延误、借阅违规等问题。

二、准确掌握流程核心要求

（一）档案移交环节。请各单位严格按照《档案移交流程规范图》要求，在档案形成次年4月30日前完成上一年度档案的整理、组卷工作，确保移交档案材料齐全、分类准确、装订规范，并同步提交电子档案。档案馆将依据流程开展接收审核，对不符合要求的档案予以退回整改，确保移交工作高效衔接。

（二）档案借阅环节。各单位及个人因工作需要借阅档案时，须按《档案查阅、借阅流程规范图》履行申请、审批手续：内部查阅需经本单位负责人签字确认，跨部门查阅或涉密档案查阅需额外报档案馆负责人审批；凡借阅档案原件，必须分管校领导签字，借阅档案不得涂改、勾画、拆页，且须在规定时限内归还，确需延长借阅期限的，需提前3个工作日向档案馆申请备案。

三、做好流程规范的传达与执行

请各部门、二级学院于收到本通知后7个工作日内，将流程规范图传达至本单位所有涉及档案工作的岗位及人员，并组织专题学习，确保人人知晓流程、熟练遵守流程。自本通知下发之日起，所有档案移交、查阅、借阅工作一律按新流程规范执行，档案馆将定期对各单位流程执行情况进行检查，对未按规范操作的单位予以通报，确保流程落地见效。

四、其他事项

流程规范图电子版已上传至学校官网－档案馆－通知公告栏，各单位可自行下载打印，张贴于档案存放点或办公区域显眼位置；若在流程执行过程中遇到疑问，可联系档案馆综合业务科咨询。

联系人：李慧

联系电话：18690390044

附件：

1.新疆和田学院档案立卷归档流程规范图

2.新疆和田学院档案馆档案查阅、借阅流程规范图

3.新疆和田学院档案查阅审批表

4.新疆和田学院档案馆档案借阅审批表

5.新疆和田学院档案馆档案借阅清单

6.新疆和田学院档案借阅利用责任承诺书

新疆和田学院

2025 年 9 月 29 日

来源：档案馆  编辑：李慧  审核：储鑫