各部门、二级学院：
为全面规范2025年度学校档案管理工作，确保各类档案材料的完整、安全与有效利用，真实记录学校办学治校全过程，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等法律法规要求，结合我校工作实际，现就开展2025年度档案收集归档工作有关事项通知如下：
一、归档范围
2025年1月1日至2025年12月31日期间，各部门、二级学院在履职过程中形成或处理完毕的，具有保存价值的各类文件材料及载体，具体包括：
1.党群类：党委会议、党委常委会、中心组学习、工会、团委、学生会等组织的会议记录、纪要、决议、工作计划、总结、请示批复，以及上级党组织相关文件材料等；
2.行政类：院长办公会、专题工作会议记录及纪要，学校机构设置、人事任免、规章制度、合同协议、资产登记、校园建设相关凭证，以及与校外单位往来的重要法律事务材料等；
3.教学类：专业设置与调整、人才培养方案、课程建设、招生录取、学籍管理、考试考核、毕业答辩、学位授予、教学评估等相关文件材料；
4.科研类：科研项目申报、立项、中期检查、结题验收、成果鉴定、专利申请、学术交流等全套文件材料；
5.学科与师资类：学科建设规划、评估材料，人才引进、师资培训、职称评聘、奖惩、教师资格认定等相关文件材料；
6.学生类：学生学籍档案、奖惩材料、社会实践、志愿服务、就业指导等相关材料（由学生工作部、各学院统筹整理）；
7.人事档案类：学校教职工（含在编、合同制、劳务派遣等各类用工）的履历材料、自传材料、考核鉴定材料、政治历史情况审查材料、学历学位与专业技术职务材料、奖惩材料、录用聘用与劳动合同材料、工资福利与社保材料等（由组织部统筹整理归档）；
8.基建与设备类：校园基建项目审批、设计、招投标、施工、监理、验收等全套材料，单价10万元以上仪器设备的采购合同、验收报告、使用维护记录等；
9.财会类：会计凭证、账簿、报表、预决算、收费管理等相关材料（按照《会计档案管理规定》执行）；
10.声像与实物类：重大活动、重要会议、关键工作场景的照片、录音、录像、光盘等声像资料，以及学校获得的地厅级以上奖状、奖牌、证书、锦旗，对外交流中获赠的具有纪念意义的实物等。
具体归档范围及保管期限详见附件《文件材料归档范围和保管期限表》。
二、归档要求
（一）高度重视，专人负责。各部门、二级学院要充分认识档案归档工作的重要性，明确专（兼）职档案员，统筹推进本单位归档材料的收集、整理工作，确保责任落实到位。档案馆将安排专人对各单位归档工作进行跟进指导。
（二）齐全完整，真实规范。归档材料需完整覆盖本单位2025年度各项工作，正文、附件、底稿、请示批复等要素齐全；纸质文件应为原件，书写、打印用印清晰规范，使用耐久材料；电子文件需随纸质文件一并移交归档，确保元数据和背景信息完整。
（三）规范整理，分类有序。各单位需按文件材料形成规律和内在联系，对照归档范围分类整理，准确划分保管期限（永久、30年、10年），避免重份文件和无查考价值的事务性文件混入归档材料。
（四）严守保密，单独归档。涉密档案及内部工作档案需严格遵守保密规定，由专人单独整理、单独移交，严防失泄密。
三、归档时间及程序
（一）归档时间
1.党群、行政、教学、科研、学科与师资、学生、声像及实物类档案：请于2026年4月30日前完成归档；
2.科研、基建类档案：在项目完成并通过联合验收后2个月内归档；
3.仪器设备类档案：在设备验收完毕投入使用后2个月内归档；
4.会计档案：在会计年度终了后由财务部门保管3年，期满后于次年6月底前归档；
5. 2025年度及以前未归档的补遗材料，需同步于2026年4
月3日前完成补充归档。
（二）归档程序
各部门专（兼）职档案员整理完毕后，打印档案目录，填写《档案移交清单》（一式两份），由部门负责人签字确认；随后将《档案移交清单》与归档材料一并提交至档案馆进行审核，审核合格后办理交接手续，双方签字留存，各执一份。
四、严格人员配置与管理
各部门、二级学院必须明确分管档案工作的领导和专（兼）职档案员，实行定岗定员、静态管理。原则上不得随意更换、调整档案工作分管领导及档案员，确因工作变动等特殊情况需调整的，必须履行书面报批手续，并完成全面细致的工作交接，确保档案工作连续、规范、有序。
请各部门严格按照本通知要求，按时、保质完成2025年度档案收集归档工作。对未按规定完成归档任务或归档材料不符合要求的部门，将予以通报并督促整改。
联系人：李慧
电 话：18690390044
移交地址：北校区图书馆五楼档案室
附件：
1.学校档案分类方案
2.学校各类档案归档范围和保管期限表
3.档案移交情况说明及目录
4.归档文件目录模板
新疆和田学院档案馆
2026年3月13日
（责编：李慧 主编：李慧 审核：储鑫）
